In deze applicatie kunnen vele contracten worden ingevoerd zoals:

• Koopcontracten
• Servicecontracten
• Facilitaire contracten
• Samenwerkingsovereenkomsten
• Uitgaande contracten
• Interne contracten
• Enz.

Hieronder ziet u enkele voorbeelden van de invoer van contracten

Algemeen

In dit tabblad kunnen de algemene gegevens van het contract worden ingevoerd.

Zodra een soort contract is toegewezen aan het contract is ook duidelijk welke vrije rubrieken in te voeren zijn.

In dit tabblad moet ook aangegeven worden met welke relatie u het contract bent aangegaan.

Datums

In dit tabblad kunnen alle belangrijke datums en de duur van het contract worden ingevoerd.

Zodra een soort contract is toegewezen aan het contract is ook duidelijk welke extra datums zijn in te voeren.

In alle berichten die verstuurd worden wordt de datum waarop een bericht daadwerkelijk wordt verstuurd berekend aan de hand van één van de geregistreerde datums.

Tevens kan in dit tabblad de opzegtermijn worden aangegeven en of het contract automatisch moet worden verlengd.

Contractwaarde

In dit tabblad kunnen alle gegevens van waarde worden ingevoerd.

Er kunnen meerdere contractregels worden ingevoerd en, per regel, kunnen de indexgegevens en/of de afwijkende prijzen worden geregistreerd.

Tevens kunnen in dit tabblad de verwachte facturen worden geregistreerd.

De autorisatie is opgebouwd uit 3 componenten:

1   De administrator van de applicatie bepaalt wie er toegang heeft.

2   De beheerder bepaalt welke rol de gebruiker heeft.

3   De beheerder bepaalt voor welke Soort contracten en/of afdelingen een gebruiker is geautoriseerd.

Het is mogelijk om per gebruiker een autorisatie aan te geven voor één of meerdere soorten contract en/of afdelingen.

Als er geen autorisatie wordt opgegeven zal de gebruiker voor alle soorten contract of afdelingen zijn geautoriseerd.

Als er wel een autorisatie is opgegeven zal de gebruiker alleen de contracten zien van de geautoriseerde soort(en) en/of afdeling(en).

Deze autorisatie is doorgevoerd in alle functies die op het gebruikersniveau en raadplgerniveau beschikbaar zijn.

Een SOORT CONTRACT is een belangrijk begrip in de applicatie.

Met een soort contract worden vele zaken geregeld zoals:

• het clusteren van bepaalde contracten zoals alle ICT contracten.
• welke vrije rubrieken te gebruiken zijn in een contract.
• welke datums (naast de vaste) ingevoerd kunnen worden.
• de autorisatie van de gebruikers.
• welke berichten verstuurd moeten worden.

In deze applicatie zit het mechanisme om contracten automatisch te verlengen.

Om dit te bewerkstelligen moet aan drie voorwaarden worden voldaan nl:

1. Bij de Instellingen moet het bericht voor de automatische verlenging zijn ingegeven.
   Als dit bericht niet is ingevoerd zal er geen enkel contract worden verlengd.
2. In het contract moet de periode van verlengen zijn opgegeven.
3. In het contract moet, in de methode verlenging, worden aangegeven dat er automatisch moet worden verlegd.

Als een contract moet worden verlengd zal dit gebeuren op de einddatum van het contract. Afhankelijk van de keuze wordt het verlopen contract gekopieerd naar een nieuw subcontract of wordt de einddatum aangepast met de periode van verlenging.

U bepaalt wie op de hoogte worden gebracht van de automatische verlenging.

Het kan natuurlijk altijd gebeuren dat een medewerker een ander functie krijgt of ontslag neemt of krijgt.

Deze medewerker kan bij vele berichten in de mailinglist staan.

Om deze medewerker in één keer te vervangen door een ander is de functie “Collectieve adreswijziging” opgenomen.

Naast de geregistreerde gegevens van het contract is het natuurlijk ook belangrijk dat het gedigitaliseerde contract beschikbaar is.
In Contract Control kan naast het digitale contact ook andere belangrijke documenten gekoppeld worden zodat u een goed overzicht heeft van alles rond een contract.

Een subcontract is onderdeel van een hoofdcontract en wordt aangeduid met een apart nummer achter het hoofdcontract.

Met de subcontracten heeft u de mogelijkheid om een samengesteld contract in te voeren.

Als een contract door het systeem automatisch wordt verlengd wordt automatisch een subcontract onder het afgelopen contract geplaatst.