In Contract Control kunnen vele berichten worden ingevoerd en een bericht kan bij meerdere contracten worden opgenomen.

Per bericht kan worden aangeven:

• wanneer het bericht moet worden verstuurd b.v.:   14 dagen voor de einddatum.
• de inhoud van het bericht.
• naar wat voor soort adressen het bericht moet worden verstuurd.

In de inhoud van het bericht kan naast de tekst ook de integratie met de database worden opgegeven. Dit kan door op één van de knoppen onder de inhoud te klikken waarna de tekst wordt aangevuld met b.v. {{einddatum}}.

Deze tekst tussen accolades wordt, bij het versturen van het bericht, vervangen door de daadwerkelijke einddatum die is opgegeven in het betreffende contract.

Om er voor te zorgen dat niet bij elk nieuw contract alle berichten en contactadressen ingevoerd moeten worden kan een zogenaamd template worden samengesteld.

Deze templates kunnen door de beheerder worden aangemaakt en bestaan, per soort contract, uit meerdere berichten en contactadressen.

zoals hierboven schematisch is weergegeven bestaat een template dus uit:

• één soort contract
• één of meerdere berichten
• per bericht, één of meerdere contactadressen (mailadressen)

Zodra een soort contract is geselecteerd bij een contract, zal het betreffende template onder het contract worden gekopieerd, waarna alle gegevens nog te wijzigen zijn.

Om een goed overzicht te krijgen van alle aangemaakte berichten is deze functie opgenomen.

In dit overzicht ziet u alle verstuurde en nog te versturen berichten in volgorde van de berekende datum waarop het bericht is/moet worden verstuurd.

Per bericht kunt u natuurlijk altijd zien naar welke adressen het bericht is/zal worden verstuurd.